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委外記帳竟然也有不同做法?哪一種適合我?

許多中小企業在建立內部會計部門之前,會先委外處理。委外記帳通常有兩種做法–外帳 vs 一套帳

一、節省成本但誤差大的外帳

外帳藉由省略部分程序,以達到省時省力、節省成本的效果。但相對地,因為流程不完整而造成誤差太大,無法允當表達公司財務狀況。

我們必須釐清,通常中小企業選擇外帳的主要目的是節省成本,而非獲得不法利益。通常中小企業採用外帳導致的財務報表失真,是因為流程不完整所造成的誤差,與上市櫃公司那種偽造定存單、安排假交易之類的故意虛偽作假不同。雖然動機不同,但仍造成了財務報表不實的結果,存在違反商業會計法的風險。

具體地說,外帳只記錄發票、收據上的時間與數字,並未檢視實際金流,因此存在諸多遺漏與錯誤。通常遺漏銀行帳戶以外方式進行的交易,例如股東代墊、零用金、員工代墊等等。另外,未核對金流與取得憑證的金額、內容是否一致,也留下了舞弊的機會。

二、嚴謹但高成本的一套帳

一套帳是具備完整法定流程的作法,缺點是成本較高。除了金錢成本,公司本身亦須投入人力時間配合。

但我們也必須釐清,一套帳必然正確可靠嗎?其實未必,因為可以透過虛假交易或特殊安排,讓一套帳產生扭曲的結果。因此,一套帳的不實表達通常是故意為之,而非錯誤疏漏的結果。我們只能說,在沒有舞弊的假設下,一套帳比外帳正確可靠。

具體的說,一套帳至少確保以下三者一致:

  1. 金流:不論透過銀行帳戶、保管現金、股東代墊、員工代墊等等任何方式進行的金流,都被完整地記錄,無所遺漏。
  2. 交易憑證:每一筆金流都有相關交易憑證,證明其事由。憑證的金額、內容與金流彼此一致。
  3. 帳載:釐清以上每一筆金流與憑證之間的關係後,以正確的時間、正確的科目、正確的評價,表達交易的本質。

三、哪一種適合我?

以下情況採用外帳的風險通常較能忍受:

  1. 一人公司:如果股東只有一人,沒有股東需要交代經營成果,自然就不存在股東糾紛的風險。
  2. 資本額小:雖然有其他股東,但投資金額都很小,使得追求數字正確性的效益遠低於成本,這時候可能他們也不太在乎了。例如股東投資了100塊,但得到正確數字的成本是200塊,這時候可能就覺得不太值得了。但這種情況需要事先溝通,讓他們知道其中的利害關係,取得其理解與同意。
  3. 交易金額小:初期交易金額還不大的時候,誤差及風險有限,或許尚可容忍。
  4. 無融資需求:從事這個行業的資金需求不大,自有資金就足以應付,不需要向銀行融資、也不需要尋求天使投資人、創投、國發基金等外部資金,即不需要提供財務報表給債權人或潛在投資人作為判斷依據。

相反的,如果不是以上情況,則採用外帳存在較高風險。這時候需要考量採用一套帳所需投入的時間、精神、金錢成本,與所能承擔的風險程度,作出取捨。

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