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委外記帳的兩種做法

許多中小企業在建立內部會計部門之前,會先委外處理。委外記帳通常有兩種做法–外帳 vs 一套帳。公司可以按自己的情況選擇合適的做法:

一、外帳

外帳藉由省略部分程序,以達到省時省力、節省成本的效果。但相對地,因為流程不完整而造成誤差太大,通常無法允當表達公司財務狀況。

我們必須釐清,通常中小企業選擇外帳的主要目的是節省成本,而非獲得不法利益。通常中小企業採用外帳導致的財務報表失真,是因為流程不完整所造成的誤差,與上市櫃公司那種偽造定存單、安排假交易之類的故意虛偽作假不同。雖然動機不同,但仍造成了財務報表不實的結果,存在違反商業會計法的風險。

具體地說,外帳只記錄發票、收據上的時間與數字,並未檢視實際金流,因此存在諸多遺漏與錯誤。通常配合使用擴大書審標準、同業利潤率標準來應付稅務機關的書面查核。為降低稅務風險,通常無論損益都仍按擴大書審標準繳稅;遇查稅時也容易需要按同業利潤率標準補稅。此外,股東之間容易因帳目不清引起糾紛。

二、一套帳

一套帳是具備完整法定流程的作法,缺點是成本較高。除了金錢成本,公司本身亦須投入人力時間配合。

三、結論與建議

如果存在以下情況,建議審慎處理:

  1. 非一人公司:存在其他股東,需要向股東交代財務狀況。
  2. 金額重大:如果金額小,誤差及風險有限,或許尚可容忍。相反地,如果金額較大,則建議審慎處理。
  3. 融資需求:無論尋求投資人,或向銀行或私人借款,潛在投資人與債權人都需要檢視財務報表,以評估公司的獲利及償債能力。如果提交不實財務報表,可能造成誤導。
  4. 專業經理人:如果您是專業經理人,只負責經營公司,而非公司所有權人(股東),則建議對財務審慎處理。
  5. 外資:因擴大書審標準、同業利潤率標準為台灣獨有之制度,所造成的外帳問題有時令外人難以理解。對於這種「公開的秘密」,可能因為文化差異,有些外籍股東不一定能接受,可能直接將「財務報表不實」與「管理階層舞弊」劃上等號。因此宜事先溝通,或採取較審慎之作法。
  6. 需與政府部門往來,例如申請政府補助、租稅優惠等等,可能都需提供公司財務資料。
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