租辦公室注意事項

June 24, 2022

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跟房東打交道也是創業的必經過程,在簽訂租約之前,需要留意以下問題。雖然因為目前租屋市場傾向賣方,要求房東完全照規矩來不一定行得通(例如住宅區仍然出租做辦公室,但不允許辦理公司登記、要求租金低報、管理費不允許計入租金等等),但本文目的在說明相關法規,供經營者評估風險與利弊得失。

一、土地使用分區

首先最重要的,就是這個地點能不能合法的作為營業使用。如果沒有事先釐清,遭人檢舉,可能導致裝潢成本泡湯,還要被房東沒收押金。

提早、同時預查不只一個地址

如果在台北市的公司,土地使用分區預查已經是必要的程序(沿革)。如果不經過這個預查,連公司都無法成立。預查大約需要一週,所以需要提早進行。也可以多準備幾個地點同時預查,節省時間。台北市以外的公司,雖然不是強制程序,但仍建議主動自行釐清。

房東不提供資料怎麼辦?

大部分的房東在簽約之前,都不願意提供任何資料,這是很正常的。但其實我們並不需要房東提供資料,因為建物第二類謄本可以自行申請。因此,也可以先預查通過後,再開始接觸房東。

二、房屋所有權人是誰?

有時候出租人本身並不是房屋所有權人,俗稱「二房東」。這時候,需要另外取得屋主的同意書,或屋主已經在與二房東的租約中載明同意轉租第三人,公司才能登記在這個地址。這種情況最常見的例子就是商務中心,商務中心通常與屋主的租約都會載明,屋主同意商務中心轉租予第三人。

三、租金的隱藏變數-稅、補充保費、以其他名目收取之費用

除了明碼標價的租金外,以下三個隱藏因素也會影響租金–房東稅務、補充保費、以其他名目收取之費用:

(一)房東稅務

視房東的身份不同而完稅方式不同;如果約定轉嫁給房客負擔,則產生的效果也不同。分為三種情況討論:

情況一、房東是法人

如果房東是公司、基金會、協會等等法人組織,則應該開立統一發票,就跟一般賣東西一樣。公司組織最常見的例子就是商務中心。另一方面,非營利組織的房東也一樣要開發票,因為租金收入屬於「銷售勞務」,是營業稅課稅範圍,跟捐贈收入、存款利息收入不一樣。另外,如果房東要求開發票加價5%,仍應該索取統一發票,因為多付的5%進項稅額將來可以扣抵銷項稅額,並不會消失,可以當成先預付給國稅局,將來可以少繳稅。且另外還有抵減所得稅、未分配盈餘稅的效果,所以還是划算的。

情況二、房東是個人,但非稅務居住者

如果房東是每年在台灣待不滿183天的外國人、外國公司,或經濟重心已經移往海外的無戶籍國民,則屬於「非稅務居住者」。付款時,需扣繳20%,並於10日內繳稅及申報。

情況三、房東是個人,且是稅務居住者

這是最常見的情況。付款時需扣繳10%,並於下個月10號之前繳稅,明年一月申報。以下的討論都假設房東是這種最常見的情況。

預開支票如何扣繳?

有時候房東會要求提前一次性開立24張支票,每月兌現1張。這種情況下,應該以「可兌現日期」為實際支付日期,計算扣繳期限1

(二)補充保費

當房東每次收到租金超過TWD 20,000,需繳納2.11%補充保費,並由房客公司代為繳納。這部分如果轉嫁,也會對租金產生影響2

(三)以其他名目收取之費用

房客因履行租約而支付之一切代價,包括代房東承擔之各項費用,都視為租金3。常見包括:

大樓管理費

通常租約會約定,大樓管理費由房客負擔。拿到管委會的收據,可以當成公司的成本費用嗎?

事實上,管理費通常應該視同租金,屬為租金支出的一部分。因為通常大樓住戶規約約定,管理費由「區分所有權人」負擔,而非承租人負擔。如果房客幫屋主承擔了管理費,則也應該視為租金的一部分4。例如名目租金6萬,但另有大樓管理費1.5萬亦由房客負擔,則租金總額應該視為7.5萬,計算相關稅費時也應該以7.5萬為基礎,而不是6萬:

  • ➣ 如果房東是個人稅務居住者:
    •      -所得稅扣繳10%=7.5萬*10%=7500
    •      -補充保費2.11%=7.5萬*2.11%=1583
  • ➣ 如果房東是法人:營業稅 = 7.5萬 * 5%

遲付租金加收利息

相同的道理,這種利息也視為租金的一部分5

稅費轉嫁釋例

我們來看看這個情況:房東實拿6萬,大樓管理費1.5萬、所得稅、補充保費由房客負擔。

首先,視為房東實拿7.5萬而非6萬,其中6萬交給房東本人,另外1.5萬代替房東轉交給管委會,結果租金總額應該是85,334 [ =75000/(1-10%-2.11%) ]:

項目計算金額
租金總額a=d/(1-10%-2.11%)85,334
所得稅扣繳b=a*10%-8533
補充保費c=a*2.11%-1,801
給付淨額d75,000

四、水電費

水電費與大樓管理費不同,並不需要計入房東的租金收入6。但如果要順利地計入公司的成本費用,還需要注意以下事項。分為「辦公室本身的水電費」與「分攤公共空間的水電費」兩部分說明:

(一)辦公室本身水電費:記得去辦過戶

按照現行規定(沿革),公司應向台電、自來水公司申請過戶,將用電、用水戶名由房東改為公司,之後取得的水電費統一發票有公司抬頭,才能作為公司支出7

(二)公共水電費:不能過戶,但要向管委會索取分攤表

辦公大樓的水電費由全體住戶分攤,無法過戶到單一公司名下,這時候拿到的統一發票仍然不是公司抬頭,該怎麼辦呢?答案是,加上向管委會出具的分攤計算表8

五、被沒收押金,要開扣繳憑單

如果因為某些原因被房東沒收押金,例如租期未滿提前搬走,則被沒收的押金也要申報為房東的所得。這部分雖然不可能跟房東要回來10%繳稅,但仍應該申報並開立扣繳憑單9。主要分為兩種情況:
  1. 沒收押金抵付積欠房租:仍為「租金所得」
  2. 沒收押金作為違約金:應申報為「其他所得」

六、租用商務中心,通常無法退稅

商務中心也是常見的選擇,因為可以避免直接跟房東打交道的麻煩、不用購置辦公設備、不用清潔公共區域、不用裝潢。但無論只登記地址或租用實體辦公室,通常商務中心都與國稅局有不成文的約定,不允許租客申請退稅。更具體的說,當公司外銷貨物或勞務,適用零稅率時,相關溢繳的進項稅額只能繼續留抵,不能退還現金,必須等到搬離商務中心才能退還現金。如果以外銷為主的公司,需要考慮這個問題。

有限公司、股份有限公司、閉鎖性公司

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